Les budgets locaux télétransmis aux préfectures

L’envoi sous pli postal des documents budgétaires des collectivités à la préfecture au titre du contrôle de légalité ne sera bientôt qu’un lointain souvenir. Depuis le 1^er janvier 2012, possibilité est en en effet donnée aux collectivités qui le souhaitent de télétransmettre leurs budgets – compte administratif, budgets annexes, décisions modificatives – via un module informatique, l’application Totem, développé par le ministère de l’Intérieur avec le concours de la direction générale des collectivités locales (DGCL). Jusqu’à présent, ces pièces comptables étaient transmises de manière classique, par voie postale. Aujourd’hui, un seul clic suffit pour envoyer les principales pièces budgétaires dans les services des sous-préfectures et préfectures en vertu de conventions. Hormis le temps de saisie sur écran, l’envoi des documents budgétaires au format XML ne dure guère plus de quelques secondes. Il est généré depuis une plate-forme de saisie livrée par un tiers ou par des éditeurs spécialisés. L’envoi accompli, un accusé de réception est généré directement par la préfecture avec la même rapidité.

Révolutionnaire ? Pas tout à fait. Ce dispositif, appelé “Actes budgétaires”, est une extension d’“Actes réglementaires”, mis en place selon les dispositions de la loi du 13 août 2004 pour les délibérations autres que budgétaires des collectivités, qui sont également télétransmises en préfecture, comme les arrêtés de recrutement. Rappelons que les collectivités, raccordées aux directions départementales des finances publiques, les ex-trésoreries, peuvent également leur transmettre par informatique les mandats de paiement ou les titres de recettes via l’application Helios.

Prolongement de l’existant, le dispositif “Actes budgétaires” a été testé de mars à juin 2011 dans 5 préfectures, couvrant 16 collectivités, principalement des petites collectivités. Puygros, petite commune de Savoie, est de celles-là. Souhaitant prendre les devants, le maire a très vite saisi l’occasion qui lui était donnée par la préfecture de tester ce nouvel outil, aux dires d’Anne-Laure Bove, secrétaire générale de la mairie, qui se montre enthousiaste : “Nous n’avons plus X exemplaires papier à envoyer, et même si la dématérialisation n’évite pas un travail de saisie préalable sur écran, le gain de temps est appréciable”. Selon Brigitte Magne, directrice adjointe des services de Viroflay (Yvelines), très en pointe dans la dématérialisation, la télétransmission a une autre vertu : “Les budgets peuvent être transmis à d’autres services qui peuvent les consulter facilement”, qu’il s’agisse des fonctionnaires comme des élus de la collectivité.

Contrôle affiné

Si le gain de temps est évident et la sécurité des échanges garantie, en revanche, les services de télétransmission ont un coût du fait de l’intervention de tiers privés dans le processus technique de transmission. D’autre part, l’informatique n’a pas fait disparaître le papier. Pensé par la DGCL, l’outil “Actes budgétaires” facilite le contrôle effectué par les fonctionnaires en préfecture grâce à des sortes de prévérifications automatiques sur les grands équilibres budgétaires. Un premier filtre qui permet aux agents de se concentrer sur les manquements dans l’application des règles budgétaires (affectation des résultats, restes à réaliser, etc.). “Nous allons plus vite à l’essentiel”, glisse Nicolas Tinié, directeur des collectivités locales à la préfecture de Vendée, la première de France en nombre d’actes télétransmis.

Mais impossible, même pour un œil averti, de tout vérifier à l’écran. Résultat : nombreuses sont les copies papier qui continuent à être crachées par les imprimantes des préfectures avant d’atterrir sur les bureaux des fonctionnaires. Au risque de contredire quelque peu la logique de “l’État exemplaire” et ses objectifs de réduction de consommation de ramettes de papier. Un travers que pointe Joël Rouchez, conseiller fédéral pour FO Préfectures : “Si on imprime trop, on court le risque de se faire taper sur les doigts par le contrôle de gestion”, affirme ce dernier, qui milite aujourd’hui pour que les agents soient équipés d’écrans de grande taille pour pouvoir travailler dans de bonnes conditions. Car si certaines préfectures se sont équipées en écrans 22 pouces, ce n’est pas encore le cas de tous les services du contrôle de légalité. Une question pas si anecdotique, puisque la DGCL s’est montrée sensible à la demande du syndicat et a missionné sa direction informatique pour réfléchir à un système de double écran pour permettre de visualiser et de comparer les divers éléments budgétaires et ainsi éviter les impressions.

La DGCL planche sur d’autres améliorations. Par exemple, “Actes réglementaires” va être modifié pour intégrer une fonction qui donnera la possibilité de visualiser rapidement un acte reçu sans avoir à le télécharger, de façon à faciliter le tri des actes à contrôler en priorité. Sont concernés, selon des directives nationales, les actes portant sur l’intercommunalité, l’urbanisme ou l’environnement, mais aussi la fonction publique. À l’horizon 2013, est également prévue une nouvelle version du logiciel “Actes” afin de permettre l’envoi sous format électronique de fichiers “lourds”, comme les documents d’urbanisme ou les marchés publics.

Autant de mesures techniques qui laissent en suspens la question des moyens humains affectés au contrôle. Sur ce point, l’horizon est moins dégagé, alors que la baisse des effectifs semble inexorable. Pour Joël Rouchez, de FO, “le gage d’efficacité du contrôle est la mobilisation d’effectifs en nombre suffisant et bien formés”. Contre les baisses d’effectifs, les progiciels ne sont, sur le fond, pas la panacée. « Actes budgétaires » ne remplacera pas la réflexion humaine pour le contrôle budgétaire”, conclut la centrale syndicale.

Xavier Sidaner

150 euros par an pour une petite commune
Les collectivités qui souhaitent passer en mode “télétransmission” peuvent choisir un tiers télétransmetteur. Depuis une petite dizaine d’années, une vingtaine de sociétés de services informatiques s’est positionnée sur le marché, à l’image de CDC Fast. Créée en 2006 et labellisée par le ministère de l’Intérieur, cette filiale de la Caisse des dépôts fournit une plate-forme de saisie clés en main aux collectivités en échange du paiement d’un abonnement annuel et d’une licence.
Pour bénéficier de ces prestations, les collectivités doivent débourser de 150 euros par an pour une commune de moins de 500 habitants à plusieurs milliers d’euros pour les communes de 90 000 habitants (hors licence d’accès). À cette somme, peuvent s’ajouter les frais couvrant les prestations annexes, comme les frais de formation et d’assistance. Un “package” qui peut s’avérer coûteux, comme l’a souligné le Sénat, qui préconisait dans un rapport* “un développement des offres publiques en matière de télétransmission à l’initiative de l’État”, même si, ainsi que le précise Charles du Boullay, président du directoire de CDC Fast, “les administrations ont privilégié le déploiement des tiers de télétransmission au détriment de solutions internes car c’est le moyen le plus efficace pour mutualiser les coûts pour la collectivité.”
Les collectivités peuvent se tourner vers l’une des leurs. Des syndicats ou associations créés sous l’égide des conseils généraux ou régionaux peuvent, en partenariat avec un tiers privé, faciliter l’accès des petites communes à la dématérialisation en traitant pour leur compte avec des entreprises. Cette solution aurait été choisie, selon le Sénat, dans 25 % des départements, mais sans précision sur le nombre de collectivités.
* “La RGPP : un défi pour les collectivités territoriales et les territoires”, Sénat, juin 2011.

La télétransmission en quatre étapes
1. Saisie informatique du document préalablement signé par l’exécutif local
2. Envoi du document sous format XML sécurisé, via l’application informatique Totem
3. Réception en quelques secondes par les services des préfectures et sous-préfectures
4. Accusé de réception de la préfecture adressé à la collectivité