C’est une sorte de tour de Babel informatique qu’a découverte le groupe de travail mandaté en 2010 par le secrétariat général de la Commission européenne, durant sa plongée de trois mois dans les arcanes informatiques de l’institution. Cette équipe devait proposer des mesures pour améliorer l’efficacité des systèmes. En lisant la copie – confidentielle –, qu’Acteurs publics s’est procurée, remise à Maroš Šefčovič (photo), le commissaire chargé de l’Administration, on tombe sur des chiffres impressionnants. Plus de 2 500 systèmes informatiques coexistent aujourd’hui pour faire fonctionner la Commission européenne. Pas moins de 3 800 personnes, fonctionnaires européens et consultants, achètent, développent et maintiennent ces systèmes. Soit près de 15 % des personnels employés par la Commission.


L’informatique, qui a accompagné pas à pas la croissance des institutions européennes au cours des dernières décennies, est devenue la colonne vertébrale de l’édifice communautaire. Dans les années 2000, l’arrivée de nouveaux États membres a augmenté la création de programmes afin que tous les fonctionnaires puissent communiquer entre eux, que les projets puissent s’insérer dans les plans existants. “Il y a eu empilement de systèmes sans que l’on fasse le tri”, résume un informaticien en interne.

450 systèmes

Résultat : rien que pour suivre le parcours des subventions européennes, il existe 119 programmes différents… qui, bien sûr, nécessitent d’autres logiciels pour pouvoir communiquer entre eux. Et l’on compte 450 systèmes, répartis sur 23 directions générales, pour suivre les décisions communautaires. Tout cela a un coût, que la Commission européenne se refuse à communiquer officiellement : 500 millions d’euros pour la seule année 2011.
 

Le rapport interne pointe que la grande faiblesse du fonctionnement de l’informatique au sein de la Commission européenne est sa décentralisation. Il y a bien une direction informatique, rattachée à la direction générale de l’administration. Mais seuls 40 % des dépenses informatiques sont entre ses mains. Pour le reste – et c’est le cœur du problème –, chacune des 32 directions générales de la Commission conserve son autonomie et lance ses propres chantiers. Sans en référer à aucune instance, sans endroit où discuter des projets majeurs et tenir compte des expériences, bonnes ou mauvaises. D’où une déperdition énorme de moyens et d’énergie… S’il n’insiste pas sur ce point, le rapport indique tout de même que le budget informatique pourrait diminuer d’un quart en appliquant des économies d’échelle et une chaîne de décision efficace.

Inventaire

Sans prendre ce chiffre au pied de la lettre, la direction de l’administration a décidé qu’il fallait changer de méthodes de travail et insuffler un nouvel état d’esprit. L’idée est de faire davantage et mieux avec moins de ressources. Pour cela, la direction a lancé un vaste plan d’action en avril 2011, avec deux objectifs majeurs : rationaliser et mettre en place une coopération entre les directions générales. La priorité a été de réaliser un inventaire de tous les systèmes informatiques utilisés. “Dès lors, les programmes qui sont obsolètes vont être supprimés et ceux qui sont en doublon seront intégrés dans un programme commun à plusieurs directions”, indique un porte-parole de Maroš Šefčovič.

Ce premier pas permettra déjà de réduire le nombre des programmes de 2 500 à 1 600. La direction informatique a aussi demandé à chaque direction générale de sélectionner ses futurs investissements informatiques en fonction de leur rapport coût-efficacité.

Pour montrer sa volonté d’agir rapidement, la direction de l’administration a établi une liste de 8 domaines prioritaires pour lesquels elle estime que près de 10 millions d’euros d’économies devraient être réalisées au cours de la période 2011-2014 grâce à une simplification des systèmes. C’est la politique de communication de la Commission vers le grand public qui traduit le mieux ce besoin de stopper l’inflation informatique. Sur les 460 sites Internet accessibles, seuls 8 % attirent plus de 80 % des visiteurs. Et à peine la moitié d’entre eux sont régulièrement mis à jour.

Guide des bonnes pratiques

Si ces premières mesures ont des potentiels d’économies évidents dans les mois à venir, le véritable enjeu sera pourtant de réaliser des économies d’échelle au niveau de la Commission européenne. Pour cela, la direction de l’administration a créé un comité de management des projets informatiques, qu’elle chapeaute. Son rôle est de préparer un guide sur les bonnes pratiques en matière de gestion de projet, de prévenir les 33 directions générales sur tout nouveau projet dépassant les 500 000 euros et d’identifier les programmes qui peuvent concerner toutes les directions générales. Des heures de travail en perspective… et d’efforts diplomatiques.

Car, on le devine à la lecture des communications internes à la Commission, il faudra trouver un équilibre entre le besoin de mutualiser un maximum de systèmes pour diminuer la facture et l’autonomie dont bénéficie chaque direction générale.

Jean-Bernard Gallois, à Bruxelles

Une cyberattaque contre la Commission
Quelques semaines après Bercy, la Commission européenne a été victime d’une cyberattaque de grande ampleur. Le 23 mars 2011, un virus s’est propagé sur les ordinateurs, bloquant l’accès aux messageries électroniques et à certaines pages Web. Cette attaque, intervenue quelques heures avant un sommet réunissant les chefs d’État et de gouvernement, serait l’aboutissement d’un piratage effectué depuis plusieurs mois. La réaction des services de sécurité informatiques de la Commission européenne a été massive. L’accès aux e-mails depuis l’extérieur a été bloqué et certaines pages sont demeurées inaccessibles pendant plusieurs heures. “Nous sommes fréquemment attaqués, mais c’est la première fois que nous avons dû prendre de telles mesures de sécurité”, a expliqué Antoni Gravili, porte-parole de la direction générale de l’administration. Selon les spécialistes, près d’une centaine d’attaques informatiques sont tentées chaque année contre la Commission européenne.