En 2006, le ministre du Budget, Jean-François Copé, affichait des objectifs très ambitieux. Son “plan d’optimisation” des achats de l’État, alors évalué à 15 milliards d’euros par an, devait permettre en trois ans de réduire la facture de 1,3 milliard. Quatre ans plus tard, les résultats peinent à se faire sentir : les derniers chiffres font état de 17,4 milliards d’euros d’achats pour 2008. Soit une augmentation de plus de 2 milliards d’euros… Le ministère du Budget s’empresse de rectifier, évoquant un effet d’optique lié à un changement de périmètre. En réalité, le montant serait resté stable. Et Bercy d’insister sur le fait que la cible du milliard d’euros d’économies demeure, même si elle a été repoussée à 2012.

Pièce maîtresse de ce gisement d’économies annoncé : le service des achats de l’État, créé en mars 2009. Rattaché au ministère du Budget mais ayant une compétence interministérielle, il a absorbé la jeune Agence centrale des achats, dont les missions se limitaient à Bercy. Son but ? Organiser des stratégies de commandes entre ministères, diffuser les bonnes pratiques, standardiser les besoins et professionnaliser les acheteurs. Bref, rationaliser et mutualiser les commandes des ministères, histoire de traquer les coûts inutiles. Un système d’information spécifique et des outils de mesure de performance ont été développés dans ce sens.

Installé dans un immeuble moderne du Cour Saint-Émilion, dans le XII^e arrondissement, le service rassemble aujourd’hui 50 personnes. Il y en aura 60 fin 2010. La plupart viennent de Bercy, mais on compte six transfuges du privé. Le directeur, Jacques Barrailler, un centralien de 57 ans, vient lui-même du groupe d’aluminium Alcan, où il était responsable des achats mondiaux, après avoir fait la majeure partie de sa carrière dans l’industrie pharmaceutique

Correspondants ministériels

Pour mener à bien ses missions, le service des achats de l’État s’appuie avant tout sur des “responsables ministériels achats”, sorte de correspondants nommés en 2009 dans chaque ministère. Une nouveauté, dans la mesure où cette fonction est souvent décentralisée, avec des acheteurs dans chaque service. Ces nouveaux coordinateurs se retrouvent dans des groupes de travail sous la houlette du service des achats de l’État. Au menu, des discussions sur la manière de réaliser des économies sur l’affranchissement, de commander ensemble des logiciels pour obtenir des rabais, de recourir à une encre d’impression moins chère, etc.

Ces réunions permettent de mettre à jour des aberrations. Certaines administrations disposaient ainsi d’assurances automobiles identiques, mais à des tarifs différents. Jacques Barrailler s’est aussi rendu compte que 20 % des achats de véhicules ne passaient pas par des contrats groupés et étaient payés au tarif catalogue. Le premier acheteur de France pouvait espérer mieux ! Toujours dans une optique de réduction des coûts, le service fait également discuter entre eux les “prescripteurs d’achats” (qui définissent les besoins) et les acheteurs. L’enjeu : aboutir à un cahier des charges le plus simple possible, pour n’écarter aucun fournisseur susceptible d’être moins cher. “Beaucoup d’économies se réalisent à ce niveau”, assure Alain Borowski, président de l'Union générale des acheteurs publics, la centrale d'achat des trois fonctions publiques.

Quand des commandes groupées sont décidées, le service des achats de l’État est habilité à contracter des marchés. Il peut aussi déléguer cette passation à un ministère, qui sera chef de file pour les autres, ou encore recourir à l’Ugap, qui, avec ses 900 salariés, dispose d’une force de frappe supérieure. Bien sûr, tous les achats n’ont pas vocation à devenir interministériels. L’intérêt de jouer la partie ensemble est fort quand les besoins sont simples et que les fournisseurs sont peu nombreux. En vrac, la maintenance des ascenseurs, les logiciels, l’énergie ou l’affranchissement correspondent à cette catégorie. En revanche, d’autres produits ont vocation à rester déconcentrés, car trop variables ou trop spécifiques (le gardiennage, la documentation, le nettoyage, etc.). Des politiques d’achats groupés peuvent aussi s’organiser au niveau local, surtout quand les fournisseurs sont sur place. Toutes les préfectures de régions vont bientôt disposer de deux chargés de mission achats placés auprès des préfets. Les recrutements sont en cours.

L’exemple de la Défense

Au total, environ 5 milliards d’euros d’achats sur 17 pourraient être mutualisés au niveau interministériel. La majorité de cette “chasse au gaspi” se réalisent donc directement dans les administrations. Dans ce domaine, le ministère de la Défense, le plus gros acheteur, fait figure d’exemple. Une “mission achat” de 13 personnes, pilotée par le secrétaire général, a été mise sur pied fin 2008, pour coordonner les 400 acheteurs dispersés dans les services. Des responsables par type de dépenses ont été nommés et chaque acheteur, quel que soit son service, s’adresse désormais à eux pour passer commande. “Nous avons signé un contrat-cadre en matière de mobilier qui nous a permis de réduire nos dépenses de 30 %. Pour la bureautique, nous avions 25 acheteurs, nous n’en avons plus qu’un. Nous avons ainsi réalisé 27 % d’économies”, commente Jean Bouverot, à la tête de la mission achat.

Tout cela permettra-t-il de réaliser les objectifs d'économies annoncés ? Les premiers résultats sont encourageants. Le service des achats de l’État évoque des gains de 20 % sur des commandes groupées en matière d’impression et de 40 % sur du matériel informatique. Pour autant, économiser un milliard d’euros prendra sûrement plus de temps que prévu. Le ministère de la Défense – qui vise 450 millions d’euros de gains – table sur 2014 et 2015. En outre, en interne, l’idée de mutualisation a parfois du mal à prendre racine. Arielle Feuillas, consultante en achats publics au cabinet Citia, en fait le constat : “certains acheteurs sont réticents, et estiment que les coûts de coordination sont trop importants ou qu’ils ont moins la maîtrise des délais et du service après-vente”.

Et puis, la culture commerciale peine à s’ancrer dans la fonction publique. Jacques Barrailler, issu du privé, le vit au jour le jour : “les acheteurs passent trop de temps sur l’appel d’offres et les procédures juridiques, et pas assez sur la simplification des besoins, la recherche de gains”. Sans compter qu’il n’est pas toujours facile de sensibiliser les agents aux bienfaits du changement et que le message de réduction des coûts paraît pour certains incompatible avec l’exercice d’une mission de service public. Peut-on faire mieux pour moins ? Pas toujours évident d’en apporter la démonstration.
Jessica Gourdon

Chiffres
10 000 responsables achats dans l’administration centrale
Un service des achats de l’État rassemblant 50 personnes
17,4 milliards d’euros d’achats en 2008
Objectif : 1 milliard d’euros d’économies en 2012