"L’une des mesures importantes de modernisation de l’État engagée et suivie dans le cadre de la Révision générale des politiques publiques". C’est ainsi que Sophie Mahieux définit l’Opérateur national de paie (ONP), organisme qu’elle dirige depuis décembre 2007… L’enjeu est effectivement de taille pour cette instance créée le 15 mai 2007. L’ONP aura pour mission de réaliser la transformation de la chaîne ressources humaines-paie et d’assurer à terme la paie de l’ensemble des agents de l’État (fonctionnaires et contractuels, civils et militaires), soit environ 2,7 millions de fiches de paie chaque mois.
Le progiciel présentera des spécifications détaillées, comme des bases de données, des fonctionnalités propres sur la gestion des dossiers personnel, administratif et financier des agents. "Mais il ne décrira pas un processus de gestion stricto sensu", précise Bernard Krotin, directeur général délégué du cabinet de conseil MC2I. Une caractéristique qui le distingue de son "cousin" Chorus, outil unique de gestion comptable, avec lequel, néanmoins, il sera lié. "Chorus gère la comptabilisation des dépenses de personnels, notamment en les rattachant au bon programme et à la bonne action Lolf, de manière à calculer des coûts complets (CAC) dont une grande partie est constituée par des dépenses de personnels", pointe à juste titre le consultant Alexandre Ribadeau-Dumas (AuRéDi).

Une nouvelle ère
Cette innovation, véritable petite révolution, s’inscrit dans une gestion des personnels elle-même en pleine évolution : gestion des compétences et des carrières, rémunération au mérite, formation font l’objet de nombreuses décisions qui transforment le cadre traditionnel du management. "Rétribuer les agents au plus près de leur situation est une nécessité pour donner toute leur portée aux décisions prises dans le cadre de la gestion des ressources humaines", souligne Sophie Mahieux. Cette évolution ouvre une nouvelle ère et met fin au système actuel, à bout de souffle, mis en place voilà trente ans, mais de manière disparate d’une administration à l’autre et sans cohérence dans les objectifs.
La collecte, la validation et la transmission des informations nécessaires à la paie des agents demeurent en effet de la responsabilité de chaque ministère. D’un autre côté, la paie est assurée de manière centralisée par le Trésor public, qui collecte ses données et effectue, au final, les paiements. Ce processus s’appuie d’une manière générale sur des applications informatiques qui constituent les systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH) des ministères. Il n’existe ainsi pas moins de 46 projets informatiques traitant des ressources humaines sur l’ensemble des ministères, dont 14 rien que pour l’éducation nationale ! Et chaque ministère gère dans son coin les statuts, le calcul des éléments de paie (points d’indice, prime, etc.) pour chaque catégorie d’agents. Soit avec un système fabriqué en interne, comme au ministère de l’Écologie (Meeddat), soit à l’aide d’un outil externe, fourni par un prestataire. Quelle que soit la dénomination, les SIRH ministériels sont tant bien que mal "interfacés" avec le système "Girafe" qu’utilise Bercy pour l’enrôlement de la paie. "En pratique, les ministères ordonnateurs branchent leur système sur Girafe ou y ressaisissent les données", explique Alexandre Ribadeau Dumas. Un système lourd, obsolète et coûteux. Différents audits menés par l’inspection générale des finances et par le conseil général de l’industrie, de l’énergie et des technologies ont conclu à la nécessité de renouveler les outils, d’optimiser les organisations et les processus de la chaîne RH afin d’améliorer la qualité et l’efficience de ces fonctions ministérielles et interministérielles.

Horizon 2016
Le système de l’ONP sera mis en place en étroite collaboration avec les ministères. Ce qui implique que les SIRH des administrations soient parfaitement interopérables et compatibles avec les besoins de calcul de la paie. "L’un des rôles de l’ONP est de veiller à la conformité des SIRH des ministères avec les spécifications interministérielles définies pour être en mesure d’assurer la paie de leurs agents", précise Sophie Mahieux. C’est l’un des points les plus délicats du processus. Tous les ministères ne sont pas logés à la même enseigne. Si la Justice et la Défense sont en avance, d’autres ministères doivent encore travailler au rapprochement pour pouvoir faire labelliser leur outil par l’ONP. Avec en filigrane l’ouverture possible vers des fusions entre directions centrales. Facilitées, mais pas forcément souhaitées. "Un SIRH peut aussi être utilisé comme une arme anti-OPA d’une direction sur une autre", souligne un consultant.
D’ores et déjà, l’ONP est entré dans une phase décisive. Le choix du groupement assurant les prestations de fourniture des logiciels, d’intégration et de fourniture des matériels, à l’issue d’une procédure de marché dite de dialogue compétitif menée depuis octobre 2008, est imminent. Depuis près de trois ans, ONP et ministères ont défini et ont fixé un certain nombre de normes applicables aux systèmes d’information de gestion des ressources humaines des ministères pour traduire les règles de gestion RH et pour s’articuler au futur outil de gestion de la paie des agents de l’État. L’ensemble des règles a également été rassemblé et homogénéisé dans un "livre blanc de paie". Mais le raccordement des premières administrations à l’ONP n’est attendu que pour 2012. À l’horizon 2016, l’ensemble des paies des agents de l’État sera alors calculé et géré par le super "SI" de Bercy.

Xavier Sidaner

Lire aussi : 3 questions à Sophie Mahieux, directrice de l’ONP