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Quand le digital tente d’intégrer les organisations financières locales

17 mars 2017, PAR Bastien Scordia
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© Patpitchaya/Fotolia

Des marges de manœuvre demeurent pour que le processus de digitalisation intègre pleinement les directions financières du secteur public local, selon une étude du cabinet EY et de Régions de France, publiée lundi 13 mars. La poursuite de la dématérialisation des échanges y est notamment préconisée.


Une marche “importante” reste à franchir pour que la digitalisation trouve sa pleine traduction dans la fonction financière du secteur public local. C’est le constat formulé par le cabinet de conseil EY dans une étude réalisée en partenariat avec l’association Régions de France et rendue publique le 13 mars. L’étude a été réalisée auprès de tous les échelons de collectivités (39 départements, 13 villes ou intercommunalités, et 11 régions).

Compte tenu de la baisse des dotations ou de la réforme de l’organisation territoriale, “des chantiers organisationnels, impliquant une refonte complète du rôle et des responsabilités des acteurs de la chaîne budgétaire et comptable […] doivent être entrepris”, souligne le cabinet de conseil dans son étude [cliquez ici pour la consulter].

Une dématérialisation à accélérer

Défi majeur à relever selon les organismes : la poursuite de la dématérialisation des échanges des organisations financières locales. Même si celles-ci ont pris le pli de la dématérialisation ces dernières années, une marche “reste à franchir pour atteindre le zéro papier” dans les échanges entre ordonnateurs et payeurs. “À la clé, une plus grande efficience administrative, une amélioration significative de la relation au fournisseur mais aussi du service rendu aux usagers”, soulignent EY et Régions de France.

Selon le sondage, réalisé auprès 66 décideurs financiers du secteur local, la dématérialisation totale des pièces justificatives n’est atteinte que dans 14 % des cas en dépenses et dans 30 % des cas en recettes. Par ailleurs, “très peu de collectivités ont mis en œuvre la signature électronique des commandes ou des marchés”, précise l’étude.

Les collectivités risquent néanmoins d’être poussées à dématérialiser davantage leurs échanges par l’ambitieux cadre réglementaire prévu pour les prochaines années. La loi de modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des métropoles (Maptam) adoptée en 2014 et celle de 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République (NOTRe) obligent les métropoles à dématérialiser la totalité de leurs pièces justificatives à destination des payeurs depuis le 1er janvier 2017. Cette obligation s’imposera ensuite, à compter du 1er janvier 2019, aux départements, régions et communes de plus de 20 000 habitants.

Centralisation espérée

La tendance à la concentration de la réception et de l’enregistrement des factures au sein des organisations financières doit elle aussi se poursuivre, souligne l’étude. Actuellement, cet enregistrement est encore “peu centralisé” au sein des directions des finances. Dans les régions par exemple, l’enregistrement des factures se fait à 22 % par le service courrier, à 44 % dans les cellules financières des services des conseils régionaux et à 33 % par la direction des finances elle-même.

Face à la “complexification des enjeux résultant des échéances réglementaires” sur la dématérialisation notamment, la concentration de la fonction financière au sein du service public local est pourtant espérée par les décideurs financiers. Ainsi, 35 % des personnes interrogées par EY souhaitent mettre en place à court terme une cellule centralisant a minima l’enregistrement des factures. Reste encore à maîtriser “le risque d’un isolement de la fonction financière” ou de “déresponsabilisation” des directions opérationnelles vis-à-vis de la direction financière, indique l’étude.

Les défis que devront relever les directeurs financiers dans les années à venir :

La transformation digitale et l’essor de l’automatisation robotique des processus : c’est “une opportunité tout autant qu’une menace”, analysent EY et Régions de France. L’automatisation des tâches répétitives et prédictives grâce à des logiciels aura, en effet, des conséquences sérieuses sur l’organisation de la fonction financière des collectivités, en réduisant notamment le nombre de personnes nécessaires pour accomplir certaines tâches administratives.
Le big data, au sein duquel les données financières devraient occuper une place de choix : des “priorités nouvelles” s’imposeront au secteur public, indique l’étude, comme la fourniture aux utilisateurs de données issues “de systèmes fiables et faciles à utiliser”.
La cybersécurité et la confidentialité des données : compte tenu de la multiplication des données et des supports de consultation, les directeurs financiers du secteur public local doivent “pleinement intégrer les cyberrisques dans [leur] réflexion sur l’outillage des processus financiers, soulignent les organismes, en faisant migrer l’intégralité de la chaîne de dépenses et de recettes vers des systèmes sécurisés”.