« Je conserve car ça peut servir un jour ». A l’ère du Big Data, les conservateurs ne sont pas toujours ceux que l’on croit : les Millennials stockent chaque année près de deux fois plus de données qu’un Baby Boomer et 30% de plus qu’un membre de la Génération X (né dans les années 60 et 70). Constamment connectés à une variété d’applications sur leur smartphone, tablette ou ordinateur, ils enregistrent et stockent - parfois même sans s’en rendre compte - un grand nombre de données diverses : textos, identifiants, achats en ligne, médias consultés, etc. La capacité de stockage ne semble jamais atteinte, et pourtant… Cette prolifération exponentielle va inexorablement soulever la question de la gouvernance des données à grande échelle, sous menace d’une saturation mondiale. Il revient aux pouvoirs publics d’adopter des solutions de gestion efficaces pour éviter que la situation ne leur échappe.
En quoi consiste la Gouvernance des données ?
On ne garde pas une vieille paire de chaussures trouée, à moins qu’elle n’ait acquis une valeur sentimentale. De même, on ne garde pas un vieux fichier Word inutilisé depuis des années. Il ne suffit pas de créer des données. Il faut également réfléchir à ce qu’elles vont devenir, à l’ensemble de leur cycle de vie.
L’époque où l’on pensait qu’il valait mieux tout garder – plutôt que pas assez – est révolue. Les différentes réglementations européennes sont là pour nous le rappeler : le RGDP notamment, mais aussi la Loi Numérique sur la transmission des données des défunts, par exemple.
Une bonne gouvernance des données consiste essentiellement à :
- Distinguer l’utile de l’inutile
- Distinguer ce qui a de la valeur de ce qui en a moins
- Mesurer le degré de confidentialité
- Classer ces données
- Attribuer des coûts (économiques, écologiques…) au stockage des données
- Protéger ces données
- Tirer de la valeur de ces données
- Savoir supprimer les données obsolètes
Vouloir tout conserver à tout prix est un comportement nocif à long terme. Pour autant, la prise de risque indispensable qui consiste à faire le ménage doit être encadrée. D’où la raison d’être d’une Gouvernance.
Comment mettre en place cette Gouvernance ?
Chaque donnée a une durée de vie. Certes, nous voudrions conserver certaines photos de nos proches pour toujours et les passer de générations de générations… mais un CV devient obsolète au bout de 2 ans, une facture doit être conservée 7 ans, des données médicales peuvent être utiles jusqu’à 30 ans après la mort.
Gérer la durée de vie d’une donnée, c’est comprendre dès le début pourquoi la donnée a été créée : quel est son rôle ? A partir de cette connaissance, il est possible de mettre en place des règles de classement, afin d’éviter le stockage inutile.
Des solutions informatiques d’automatisation existent pour assigner une durée de rétention à une donnée. Elles assurent également la confidentialité et la protection des données, à la fois en interne et à l’externe.
Les solutions de gouvernance existantes sont encore insuffisamment mises en œuvre. Aux pouvoirs publics de montrer l’exemple, c’est à dire gérer les données des citoyens au meilleur coût, de façon maîtrisée et durable, pour éviter de grossir le stockage mondial ad vitam eternam !
